BAGAIMANA MERANCANG SOP, APA DAN APA SOP ITU?

Pada saat ini masih banyak Perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah sistem yang baku. Mereka lebih banyak beroperasi berdasarkan kebiasaan apa yang sudah mereka jalankan bertahun-tahun dan akhirnya menjadi sebuah kebiasaaan/ budaya perusahaan tersebut. Tidak hanya terbatas dengan perusahaan dengan skala kecil, perusahaan skala menengah dan besar pun masih ada yang belum memiliki System Operational yang baku dan dibakukan pula. Pada umumnya juga perusahaan dengan tipe seperti ini semua system yang ada dan berlaku disana ada dan dicatat dimasing-masing kepala para key person, dimana para key person mungkin sudah bekerja lama untuk perusahaan ini.

Tetapi tidak semua perusahaan mengenyampingkan hal ini, bahkan di beberapa dan umumnya perusahaan

besar mereka sudah memiliki sebuah Departemen tersendiri yang khusus mengurusi System Procedure Perusahaan tersebut. Sedangkan untuk perusahaan skala kecil dan menengah fungsi System Procedure ini terafiliasi di dalam DepartemenAccounting atau ada juga yang dibawah Departemen Human Resources.

Memang idealnya System Procedureditangani oleh sebuah Departemen tersendiri atau setidaknya ada PIC khusus yang menanganinya, mengingat pekerjaan seorang System Procedure harus selalu melakukan review atas System yang sudah ada dan juga pengembangan Systemtersebut kedepannya. Bilamana perkerjaan tersebut dirangkap oleh PIC tertentu maka hasilnya tidak akan maksimal karena PIC tersebut pasti akan menyelesaikan dahulu pekerjaan utamanya baru kemudian dia akan melakukan review system yang ada. Selain itu ada anggapan PIC tersebut akan membuat system yang lebih menguntungkan departemennya sendiri. Hal ini berbeda bilamana pekerjaan ini ditangani oleh PIC khusus, seorang yang menjabat posisi System Procedure harus mementingkan sisi perusahaan danInternal Control, tidak memihak departemen tertentu dalam menyiapkan suatu System Prosedure. Ia harus berada di posisi tengah dan harus bisa menjadi seorang mediator antar Departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tentunya tidak mengeyampingkan fungsi dari Internal Control yang baik.

TANGGAPAN UMUM KARYAWAN AKAN SOP

Tambah Pekerjaan, terkesan dengan adanya SOP pekerjaan administrasi akan semakin banyak. Tanggapan semacam ini bisa saja benar bilamana cara-cara dan administrasi lama tetap dipertahankan dan ditambah lagi dengan System baru pada SOP. Jadi seorang karyawan akan melakukan 2 macam cara kerja untuk mencapai suatu tujuan. Sebaiknya tinggalkan cara kerja lama dan beralihlah ke SOP yang sudah disetujui dan disepakati bersama pengaplikasiannya.

SOP Kaku/ Sakleg/ tanpa kompromi sehingga menggangu operasional Perusahaaan, SOP memang sudah dibuat baku atas kesepakatan bersama. Tetapi dalam pengaplikasiannya bisa saja terbentur oleh Kebijakan dalam SOP tersebut, oleh karena itu dalam pembuatan SOP tentunya Kita harus memikirkan pengecualian yang timbul bila kebijakan dalan SOP tidak dapat dipenuhi dan biasanya sudah diatur didalamnya penanggungjawabnya.

Kerja Takut Salah dan Tidak Percaya Diri, ada budaya di kalangan para pelaksana bahwa semua aktivitas harus benar-benar sesuai dengan SOP, sehingga bila diperlukan otorisasi maka dimintakan kepada semua pejabat berwenang (tanggung renteng) padalah dalam SOP sudah dibuatkan Surat Keputusan Otorisisi. Hal ini menjadikan alur proses dan waktu yang diperlukan untuk pengananan menjadi panjang dan lama. Sebaiknya sifat seperti ini dihindari, mengingat apa yang sudah disepakati bersama dalam SOP dapat menjadi acuan dalam operasional.

                     NILAI POSITIF DARI SOP

Hal-hal positif yang dapat dirasakan dengan sudah adanya SOP di Perusahaan diantaranya :

Aturan Main yang Jelas, Perusahaan memiliki acuan operasional yang baku. Diharapkan aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya.

Dokumen yang digunakan sudah Standard, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi.

Mencerminkan Perusahaan tersebut rapi dalam administrasi yang efeknya akan mengangkat image dari perusahaan tersebut.

Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)

FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB HEAD SYSTEM PROCEDURE

Sekarang marilah Kita lihat fungsi utama yang harus dijalankan oleh seorang pemimpin Departemen System Procedure:

Menyiapkan Anggaran Departemen, Anggaran diperlukan dalam upaya untuk mewujudkan action plan Departemen

Merencanakan, mendesign, mengimplementasikan System Procedure yang akan dibuat. Hal ini tentunya didahului dengan tahapan lainnya seperti survei, memahami bisnis usaha, mempelajari kondisi saat ini, estimasi biaya, dan lain sebagainya.

Memberikan penjelasan dan menpresentasikan SOP yang dibuat. Kemampuan ini sangatlah penting terutama dalam mengakomodasi kepentingan dari beberapa Departemen yang ada.

Memberikan masukan untuk pengembangan System Perusahaan

Dapat bekerjasama dengan baik sebagai team dengan semua Departemen dalam perusahaan.

ISI MANUAL SOP

Apa saja yang harus terdapat dalam sebuah Manual SOP, mari Kita lihat satu persatu hal utama yang ada dalam sebuah SOP:

Persetujuan, Persetujuan disini dapat disesuaikan dengan kondisi setiap Perusahaan. Siapa saja yang harus menandatangani SOP tersebut.

Tujuan, untuk kepentingan apa SOP ini disiapkan

Definisi, Karena SOP ini bersifat umum bagi semua orang, maka definisi menjadi hal penting yang perlu distandarisasi. Semua pembaca SOP diharapkan memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada dalam SOP tersebut.

Kebijakan, Aturan main untuk sebuah system juga perlu disiapkan untuk kelancaran pelaksanaan SOP tersebut.

Penjelasan Prosedur, yang dimaksud penjelasan disini bisa ditungkan dalam beberapa macam bentuk, ada dalam bentuk chart atau gambar, narasi, juklak (intruksi kerja sederhana). Hal ini bertujuan agar mengakomodasi semua kebutuhan pembaca SOP tersebut.

Lampiran, dapat juga diberikan lampiran yang berisi semua hal yang berhubungan dengan SOP tersebut, misalnya: contoh formulir, contoh laporan, dan sebagainya.

TAHAPAN PEMBUATAN SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP. Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah :

Bisnis Usaha, Pelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan Kita buat SOP-nya. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.

Survei, Lakukan survei lokasi yang akan disiapkan system-nya. Lakukan juga interview bila diperlukan.

Daftar Kebutuhan, List semua peralatan, hardware dan software(bila ada), dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.

Cost, hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan

Pilih system terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.

Draft SOP, siapakan dan susun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team terakit, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).

Persetujuan, Mintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan

IMPLEMENTASI SOP

SOP yang sudah mendapat persetujuan perlu dilakukan implementasi. Berikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan system tersebut.

Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP

REVIEW SOP

Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasi perlu dilakukan review atas SOP tersebut minimal 1 (satu) tahun atau pun kurang setelah SOP tersebut diimplementasikan.

Hal ini penting sekali mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang tidak Kita prediksi sebelumnya dan harus dengan cepat pula Kita selesaikan agar tidak menggangu operasional perusahaan.

Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

SUKSES PENERAPAN SOP

Kesusksesan Perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, diantaranya :

Support Semua Departemen, Karena SOP umumnya banyak aktivitas yang listas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen men-support penerapan SOP ini di Departemennya masing-masing. Meberikan pengarahan dan intruksi kepada bawahannya untuk pengaplikasian SOP.

Komitment Pimpinan Perusahaan, Karena SOP ini produk bersama yang disusun melibatkan seluruh lapisan golongan dalam Perusahaan dan disetujui oleh para Pimpinan Perusahaan maka komitment para Pimpinan di Perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP Perusahaan sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan SOP. SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu untuk tidak menjalankannya. Bila hal tersebut terjadi maka akan dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur pula pelaksanaanya.